28 Künstliche Intelligenz im Bewerbungsprozess – ATS-Systeme verstehen und Bewerbung optimieren

Lia: Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge von „Plan Genial.de", dem Podcast, der euch auf eurem Karriereweg begleitet. Ich bin Lia, und ich freue mich sehr, dass ihr wieder eingeschaltet habt. Mit mir ist heute wieder Maik Marx, unser Experte für alle Karriere- und Bewerbungsfragen. Maik, du bist einfach fantastisch. Dein Wissen ist immer auf dem neuesten Stand.

Maik Marx: Hallo Lia, vielen Dank. Es ist mir eine Freude, hier zu sein und über aktuelle Entwicklungen zu sprechen.

Lia: In unserer letzten Folge haben wir über Teilzeitarbeit und Karriere gesprochen. Heute widmen wir uns einem hochaktuellen Thema: Künstliche Intelligenz im Bewerbungsprozess. Maik, wie stark ist KI mittlerweile im Recruiting verbreitet?

Maik Marx: Sehr stark, Lia. Laut Studien nutzen bereits über 90 Prozent der großen Unternehmen KI-gestützte Systeme im Bewerbungsprozess. Das sind vor allem Applicant Tracking Systems, kurz ATS. Diese Systeme filtern Bewerbungen automatisch, bevor ein Mensch sie sieht. Für Bewerber bedeutet das: Man bewirbt sich nicht mehr nur bei Menschen, sondern zunächst bei Algorithmen. Das verändert die Spielregeln fundamental.

Lia: Das klingt fast ein bisschen beängstigend. Was genau ist ein ATS?

Maik Marx: Ein Applicant Tracking System ist eine Software, die den gesamten Bewerbungsprozess digitalisiert und automatisiert. Unternehmen bekommen oft Hunderte oder Tausende Bewerbungen auf eine Stelle. Ein ATS hilft, diese zu verwalten, zu sortieren und vorzufiltern. Das System scannt Lebensläufe nach bestimmten Kriterien – Schlüsselwörtern, Qualifikationen, Erfahrung – und erstellt ein Ranking. Nur die Top-Kandidaten kommen durch und werden von Menschen gesehen. Der Rest wird automatisch aussortiert.

Lia: Wie funktioniert so ein ATS technisch?

Maik Marx: Das System parst zunächst die Bewerbungsunterlagen – also es liest und analysiert sie. Es extrahiert Informationen wie Name, Kontaktdaten, Ausbildung, Berufserfahrung, Skills. Dann vergleicht es diese Informationen mit den Anforderungen der Stellenausschreibung. Es sucht nach Übereinstimmungen bei Schlüsselwörtern, Qualifikationen, Erfahrungsjahren. Basierend darauf vergibt es einen Score – eine Punktzahl. Bewerber mit hohem Score werden weitergeleitet, die mit niedrigem Score werden abgelehnt oder landen in einem Wartestapel.

Lia: Welche Rolle spielt KI dabei?

Maik Marx: Moderne ATS nutzen zunehmend künstliche Intelligenz und Machine Learning. Die KI lernt aus vergangenen Einstellungen: Welche Profile waren erfolgreich? Welche Kandidaten haben sich bewährt? Basierend darauf trifft sie Vorhersagen über neue Bewerber. Manche Systeme analysieren auch Sprachmuster, Persönlichkeitsmerkmale oder Social-Media-Profile. Die KI wird immer ausgefeilter und kann mittlerweile auch Kontext verstehen, nicht nur stumpf Keywords zählen.

Lia: Das klingt, als hätten Bewerber keine Chance mehr.

Maik Marx: Nicht ganz. Man muss die Spielregeln kennen und seine Bewerbung entsprechend optimieren. Es ist wie bei Suchmaschinen – man muss verstehen, wie der Algorithmus funktioniert, um gefunden zu werden. Das bedeutet nicht, dass man lügen oder tricksen soll, sondern dass man seine Bewerbung so strukturiert und formuliert, dass sie vom System richtig verstanden wird.

Lia: Wie optimiert man denn seinen Lebenslauf für ein ATS?

Maik Marx: Erstens: Einfache, klare Struktur. Keine ausgefallenen Designs, keine Grafiken, keine Tabellen. Das System kann das oft nicht richtig lesen. Am besten ein klassisches Textformat. Zweitens: Klare Überschriften. Berufserfahrung, Ausbildung, Skills – das System muss erkennen, wo was steht. Drittens: Schlüsselwörter aus der Stellenausschreibung verwenden. Wenn in der Anzeige „Projektmanagement" steht, sollte das Wort auch im Lebenslauf stehen, nicht nur „Projekte geleitet". Viertens: Vollständige Informationen. Keine Lücken, keine Abkürzungen, die das System nicht kennt.

Lia: Was ist mit dem Dateiformat? Spielt das eine Rolle?

Maik Marx: Ja, sehr. Am sichersten ist PDF, aber nicht jedes ATS kann PDFs gut lesen. Word-Dokumente funktionieren meist besser. Manche Systeme bevorzugen auch reine Textdateien. Man sollte in der Stellenausschreibung schauen, ob ein Format vorgegeben ist. Wichtig: Keine gescannten Dokumente oder Bilder als PDF – das System kann Text in Bildern nicht lesen. Der Lebenslauf muss als Text vorliegen, nicht als Grafik.

Lia: Wie wichtig sind Schlüsselwörter?

Maik Marx: Sehr wichtig. Das ATS sucht nach bestimmten Keywords, die in der Stellenausschreibung stehen. Wenn dort „Python-Programmierung" steht und du schreibst nur „Programmierung", könnte das System dich übersehen. Man sollte die Stellenausschreibung genau analysieren und die wichtigsten Begriffe identifizieren – Fähigkeiten, Tools, Qualifikationen, Zertifikate. Diese sollten dann im Lebenslauf auftauchen, natürlich nur wenn man sie wirklich hat.

Lia: Sollte man Keywords einfach irgendwo reinpacken?

Maik Marx: Nein, das wäre Keyword-Stuffing und moderne Systeme erkennen das. Die Keywords müssen im Kontext Sinn ergeben. Man sollte sie in die Beschreibung der Berufserfahrung oder der Skills einbauen. Zum Beispiel: „Entwicklung von Webanwendungen mit Python und Django" statt nur „Python" in eine Liste zu schreiben. Der Kontext zeigt dem System, dass man die Fähigkeit wirklich angewendet hat.

Lia: Was ist mit Soft Skills? Kann ein ATS die erkennen?

Maik Marx: Teilweise. Moderne Systeme können auch nach Soft Skills suchen – Teamfähigkeit, Kommunikation, Führungskompetenz. Aber es ist schwieriger zu bewerten als Hard Skills. Man sollte Soft Skills nicht nur behaupten, sondern mit Beispielen belegen. Statt „Ich bin teamfähig" besser „Leitung eines fünfköpfigen Teams im Projekt XY". Das gibt dem System und später dem Menschen mehr Substanz.

Lia: Wie geht man mit Lücken im Lebenslauf um, wenn ein ATS sie scannt?

Maik Marx: Lücken sollte man nicht verstecken, sondern erklären. Viele ATS markieren Lücken als rotes Flag. Man sollte kurze Erklärungen geben: Elternzeit, Weiterbildung, Sabbatical, Jobsuche. Wenn man in der Zeit etwas Produktives gemacht hat – Freelancing, ehrenamtliche Arbeit, Kurse – sollte man das aufführen. Das zeigt, dass man die Zeit sinnvoll genutzt hat.

Lia: Was ist mit kreativen Lebensläufen? Sind die noch zeitgemäß?

Maik Marx: Für kreative Berufe wie Design oder Marketing können sie sinnvoll sein, aber nur zusätzlich. Man sollte immer eine ATS-freundliche Version haben – einfach, strukturiert, textbasiert. Diese reicht man ein. Wenn man dann zum Gespräch eingeladen wird, kann man die kreative Version mitbringen. Aber die erste Hürde ist das ATS, und das braucht Klarheit, keine Kreativität.

Lia: Wie testet man, ob der eigene Lebenslauf ATS-freundlich ist?

Maik Marx: Es gibt Online-Tools, die das simulieren. Man lädt seinen Lebenslauf hoch und das Tool zeigt, wie ein ATS ihn lesen würde. Oft sieht man dann, dass Informationen falsch zugeordnet oder gar nicht erkannt werden. Dann kann man nachbessern. Auch kann man seinen Lebenslauf durch kostenlose ATS-Scanner laufen lassen und bekommt Feedback, was verbessert werden sollte.

Lia: Was ist mit dem Anschreiben? Wird das auch von KI analysiert?

Maik Marx: Ja, zunehmend. Manche Systeme analysieren Anschreiben auf Motivation, Passung, Sprachstil. Auch hier gilt: Klare Struktur, relevante Keywords, konkrete Beispiele. Man sollte nicht zu blumig oder zu allgemein schreiben. Konkrete Bezüge zur Stelle und zum Unternehmen sind wichtig. Und natürlich keine Rechtschreibfehler – die erkennt jedes System.

Lia: Kann man KI auch für die eigene Bewerbung nutzen?

Maik Marx: Absolut. Tools wie ChatGPT können helfen, Anschreiben zu formulieren, Lebensläufe zu optimieren, Motivationsschreiben zu erstellen. Aber Vorsicht: Man sollte KI als Unterstützung nutzen, nicht als Ersatz. Die Texte müssen personalisiert und authentisch sein. Wenn alle Bewerber die gleichen KI-generierten Phrasen verwenden, fallen sie negativ auf. Man sollte KI-Texte immer überarbeiten und individualisieren.

Lia: Wie erkennt man denn, ob ein Unternehmen ein ATS verwendet?

Maik Marx: Oft steht es nicht explizit dabei, aber es gibt Hinweise. Wenn man sich über ein Online-Portal bewirbt und viele Pflichtfelder ausfüllen muss, ist wahrscheinlich ein ATS im Einsatz. Große Unternehmen und Konzerne nutzen fast immer ATS. Kleine Unternehmen und Startups oft nicht. Man kann auch in der Stellenausschreibung nach Hinweisen suchen – wenn spezifische Formate oder Strukturen gefordert werden, deutet das auf ein ATS hin.

Lia: Was sind typische Fehler, die dazu führen, dass man vom ATS aussortiert wird?

Maik Marx: Erstens: Unpassendes Format – zu kreativ, zu grafisch, gescannt. Zweitens: Fehlende Keywords – man hat die Qualifikationen, aber formuliert sie anders als in der Anzeige. Drittens: Unvollständige Informationen – Lücken, fehlende Daten, unklare Zeitangaben. Viertens: Rechtschreibfehler – die erkennt jedes System. Fünftens: Irrelevante Informationen – wenn man sich als Programmierer bewirbt, aber der Lebenslauf voll ist mit irrelevanten Jobs aus der Vergangenheit.

Lia: Wie wichtig ist die Reihenfolge der Informationen?

Maik Marx: Sehr wichtig. Das ATS liest von oben nach unten. Die wichtigsten Informationen sollten oben stehen. Bei Berufserfahrung: die aktuellste zuerst, dann rückwärts chronologisch. Bei Skills: die relevantesten zuerst. Man sollte nicht mit Hobbys oder Nebensächlichkeiten beginnen. Der erste Eindruck zählt auch beim ATS.

Lia: Was ist mit Video-Bewerbungen? Werden die auch von KI analysiert?

Maik Marx: Ja, es gibt KI-Systeme, die Video-Bewerbungen analysieren. Sie bewerten Sprache, Mimik, Gestik, Wortwahl, sogar Emotionen. Das ist sehr umstritten, weil es diskriminierend sein kann. Manche Länder haben solche Systeme bereits verboten oder reguliert. Wenn man eine Video-Bewerbung macht, sollte man professionell auftreten, klar sprechen, Blickkontakt zur Kamera halten. Aber man sollte auch wissen: Diese Systeme sind fehleranfällig und oft voreingenommen.

Lia: Wie steht es um Datenschutz und Diskriminierung bei KI im Recruiting?

Maik Marx: Das ist ein großes Problem. KI-Systeme können diskriminieren, wenn sie auf voreingenommenen Daten trainiert wurden. Zum Beispiel: Wenn ein Unternehmen in der Vergangenheit hauptsächlich Männer eingestellt hat, könnte die KI lernen, männliche Bewerber zu bevorzugen. Oder sie könnte bestimmte Namen, Wohnorte oder Universitäten bevorzugen oder benachteiligen. Datenschutz ist auch kritisch – manche Systeme analysieren Social-Media-Profile ohne Wissen der Bewerber. Es gibt zunehmend Regulierung, aber noch viele Grauzonen.

Lia: Was kann man als Bewerber dagegen tun?

Maik Marx: Man sollte seine Rechte kennen. In der EU gibt es die DSGVO, die regelt, wie Daten verwendet werden dürfen. Man hat ein Recht auf Auskunft, welche Daten gespeichert werden und wie Entscheidungen getroffen werden. Wenn man das Gefühl hat, unfair behandelt zu werden, kann man nachfragen. Auch sollte man vorsichtig sein mit Social-Media-Profilen – Privatsphäre-Einstellungen nutzen, professionell auftreten, nichts posten, was man nicht mit Arbeitgebern teilen möchte.

Lia: Wird KI Menschen im Recruiting komplett ersetzen?

Maik Marx: Ich glaube nicht. KI ist ein Tool zur Effizienzsteigerung, aber die finale Entscheidung sollte immer ein Mensch treffen. KI kann helfen, die Masse zu bewältigen und offensichtlich unpassende Bewerbungen herauszufiltern. Aber die Bewertung von Soft Skills, kultureller Passung, Potenzial – das kann nur ein Mensch. Die Zukunft ist eine Kombination: KI für die Vorsortierung, Menschen für die Entscheidung.

Lia: Was ist dein wichtigster Tipp für unsere Zuhörer im Umgang mit KI im Bewerbungsprozess?

Maik Marx: Versteht die Spielregeln und passt eure Bewerbung an, aber bleibt authentisch. Optimiert für ATS, aber lügt nicht. Nutzt die richtigen Keywords, aber stopft sie nicht sinnlos rein. Strukturiert klar, aber verliert nicht eure Persönlichkeit. Und denkt daran: Das ATS ist nur die erste Hürde. Wenn ihr durchkommt, müsst ihr im Gespräch überzeugen – und da zählt der Mensch, nicht der Algorithmus. Bereitet euch auf beides vor.

Lia: Das ist ein sehr hilfreicher Abschluss. Vielen Dank, Maik, für diese wichtigen Einblicke in die Welt der KI im Recruiting.

Maik Marx: Sehr gerne, Lia. Ich hoffe, wir konnten Menschen helfen, sich besser auf moderne Bewerbungsprozesse vorzubereiten.

Lia: Das hoffe ich auch. Liebe Zuhörer, wenn ihr Unterstützung bei der Optimierung eurer Bewerbung für KI-Systeme braucht, findet ihr auf unserer Website Informationen zu Coachings.

Maik Marx: In der nächsten Folge sprechen wir über ein Thema, das viele beschäftigt: Gehaltsunterschiede zwischen Männern und Frauen. Wie groß ist der Gender Pay Gap wirklich? Was kann man dagegen tun? Seid also unbedingt wieder dabei!

Lia: Bis dahin, bleibt genial und optimiert smart!

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